बैठकें, औपचारिकता नहीं हैं — किसी कंपनी की दिशा, बैठकों में 'घिसकर' निर्धारित की जाती है

आजकल कई कंपनियाँ "बैठक" का नाम सुनते ही सिर हिलाती हैं: "औपचारिकता" "समय की बर्बादी"। लेकिन Kilterra का नज़रिया ठीक उलटा है——बैठकें औपचारिकता नहीं हैं, किसी कंपनी की दिशा बैठकों में ही "घिसकर" निकलती है。

महत्वपूर्ण निर्णय बैठकों में लगे समय के संचय पर ही क्यों निर्भर होने चाहिए?

इतिहास देखें: लाल सेना के दौर में, युद्ध के बीच भी बैठकें कभी कम नहीं हुईं। क्यों? क्योंकि सच में महत्वपूर्ण निष्कर्ष कभी किसी एक व्यक्ति के दिमाग़ से नहीं निकलते, बल्कि एक-एक बैठक में समस्या खोलकर, बहस करके, जाँच-परख करके, थोड़ा-थोड़ा "घिसकर" निकलते हैं।

गुटियन बैठक इसका सबसे अच्छा उदाहरण है। "पार्टी बंदूक का नेतृत्व करती है" इन चार शब्दों का सार क्या है? यह हैपार्टी के प्रस्ताव से बंदूक का नेतृत्व——और प्रस्ताव कैसे बनते हैं? लंबे समय तक, बार-बार बैठकों में चर्चा से। जिस प्रस्ताव पर पूरी चर्चा न हुई हो, उसका नेतृत्व भटकेगा; नेतृत्व भटका तो दिशा ग़लत।

दिशा गलत हो तो कीमत बहुत बड़ी होती है

किसी कंपनी की दिशा एक बार के आक्रमण से कहीं अधिक महत्वपूर्ण होती है। दिशा सही हो तो धीमी गति भी आगे बढ़ना है; दिशा गलत हो तो जितनी तेज़ दौड़ेंगे, लक्ष्य से उतने ही दूर होंगे, और अंत में उसी तरह विशाल कीमत चुकाकर सुधारना पड़ेगा जैसे उस समय लाल सेना को करना पड़ा था।लांग मार्च का सबक ही सबसे गहरी चेतावनी है — मार्ग में एक बार भटकाव आ जाए तो उसे सुधारने की लागत की कल्पना भी नहीं की जा सकती।

जो कंपनी जितनी अच्छी होती है, उसकी बैठकें उतनी ही अधिक होती हैं

आज की उन सचमुच शानदार कंपनियों को देखें तो लगभग सभी बिना अपवाद के “बैठक-प्रेमी” हैं:

हुआवेई, आधिकारिक आँकड़ों में कर्मचारी56% कार्य समय बैठकों में बिताते हैं, 90% महत्वपूर्ण निर्णय और विचार बैठक कक्षों में ही जन्म लेते हैं, रेन झेंगफ़ेई स्वयं कहते हैं “हम एक साल में 20 लाख बैठकें करते हैं”;

गूगल, पूर्व सर्च प्रोडक्ट उपाध्यक्ष मारिसा मेयर औसतन हर सप्ताह लगभग 70 बैठकें करती थीं, गूगल का अधिकांश काम बैठकों के ज़रिए ही आगे बढ़ता है;

अमेज़न, बेज़ोस और शीर्ष अधिकारी हर सप्ताह 10 से 20 घंटे “रिवर्स वर्किंग मेथड” बैठकों में बिताते हैं, जो विशेष रूप से यह तय करने के लिए होती हैं कि क्या करना है और क्या नहीं;

और पीछे देखें तो हार्वर्ड बिज़नेस स्कूल के शोध के अनुसार फॉर्च्यून 500 के CEO औसतन हर सप्ताह 37 बैठकों में भाग लेते हैं,72% कार्य समय बैठकों और संवाद में बिताते हैं。

कोई पूछेगा: तो क्या मस्क बैठकों से सबसे ज़्यादा नफ़रत नहीं करते? इसके विपरीत, मस्क को बड़ी और बिना निष्कर्ष वाली बैठकों से नफ़रत है, लेकिन सचमुच महत्वपूर्ण मुद्दों पर वे माँग करते हैंहर 24 घंटे में एक बैठकप्रगति पर नज़र रखने के लिए। यह ठीक यही दर्शाता है:जो निर्णय जितने महत्वपूर्ण हों, उनके लिए उतनी ही उच्च आवृत्ति से बैठक कर तालमेल बिठाना चाहिए。

लेकिन हम जिसका विरोध करते हैं, वह है बिना निष्कर्ष वाली बैठक

एक बात स्पष्ट कर दें: हम औपचारिकता का विरोध करते हैं, बैठकों का नहीं। औपचारिकता वाली बैठक क्या है? बैठक से पहले कोई एजेंडा नहीं, बैठक में गोलमोल बातें, बैठक के बाद कोई अमल नहीं — सौ बार भी करें तो बेकार। Kilterra की बैठक का मूल केवल एक है:अनिवार्य रूप से प्रस्ताव बनना चाहिए。

• बैठक से पहले एजेंडा बताएँ, ताकि हर कोई सोच-विचार कर आए;
• बैठक में निष्कर्ष निकले, वहीं ज़िम्मेदार व्यक्ति और समय-सीमा तय हो;
• बैठक के बाद अमल की जाँच हो, अगली बैठक की पहली बात पिछले प्रस्ताव के क्रियान्वयन की समीक्षा हो।

केवल ऐसी बैठक ही “प्रस्ताव को तराशना” कहलाती है, और वही प्रबंधन उपकरण कहलाने योग्य है। बैठकों की संख्या मुख्य बात नहीं, मुख्य बात है —क्या आपने बैठकों के ज़रिए कंपनी की दिशा को बार-बार तराशकर सही किया है。

अंत में

दिशा नारों से नहीं, विचार-विमर्श से निकलती है; प्रस्ताव लिखने से नहीं, तराशने से बनते हैं। Kilterra ऐसी निर्णय-दृष्टि ग्राहकों और साथी उद्योगों को सुनाने को तैयार है, क्योंकि हमारा विश्वास है:जो कंपनी अपनी दिशा पर बार-बार बैठक कर चर्चा करने, पूरी तरह स्पष्ट होने तक विचार-विमर्श करने के बाद ही निर्णय लेने का साहस रखती है, वही उत्पाद सौंपने के योग्य है।

37 वर्षों से Kilterra गुणवत्ता और डिलीवरी के वादे पर कायम है। आपका संवाद और स्थल निरीक्षण स्वागत योग्य है।

(इस लेख के चित्र Kilterra की आंतरिक बैठक के वास्तविक फोटो हैं, स्क्रीन की सामग्री पर तकनीकी प्रसंस्करण किया गया है।)