Οι συναντήσεις δεν είναι τυπικές — η κατεύθυνση μιας εταιρείας «σχηματίζεται» μέσω των συναντήσεων.

Σήμερα, πολλές επιχειρήσεις αντιδρούν αρνητικά στη λέξη «συνάντηση»: «Τυπικισμός», «Σπατάλη χρόνου». Ωστόσο, η άποψη της Kilterra είναι ακριβώς αντίθετη:Οι συναντήσεις δεν είναι τυπικισμός· η κατεύθυνση μιας εταιρείας σχηματίζεται ακριβώς μέσω των συναντήσεων.。

Γιατί οι σημαντικές αποφάσεις απαιτούν συσσωρευμένο χρόνο συναντήσεων;

Ανασκοπώντας την ιστορία: Ακόμη και κατά τη διάρκεια των μαχών, στην εποχή του Κόκκινου Στρατού, οι συναντήσεις δεν μειώθηκαν ποτέ. Γιατί; Διότι οι πραγματικά σημαντικές αποφάσεις δεν λαμβάνονται ποτέ με αυθαίρετη απόφαση ενός ατόμου, αλλά μέσω επανειλημμένων συναντήσεων, όπου τα προβλήματα αναλύονται, συζητούνται και εξετάζονται ενδελεχώς, «σχηματίζοντας» σταδιακά την τελική απόφαση.

Η Συνέλευση του Gutian αποτελεί το καλύτερο παράδειγμα. Τι σημαίνει ουσιαστικά η φράση «Το Κόμμα διοικεί το όπλο»;Να διοικεί το όπλο μέσω των αποφάσεων του Κόμματος— και πώς λαμβάνονται αυτές οι αποφάσεις; Μέσω μακρόχρονων και επαναλαμβανόμενων συναντήσεων. Μια απόφαση που δεν έχει συζητηθεί επαρκώς θα οδηγήσει σε εσφαλμένη διοίκηση· μια εσφαλμένη διοίκηση θα οδηγήσει σε λανθασμένη κατεύθυνση.

Η κατεύθυνση είναι λανθασμένη, και η τιμή που πληρώνεται είναι τεράστια

Η κατεύθυνση μιας εταιρείας είναι πολύ πιο σημαντική από μία μόνο επίθεση. Όταν η κατεύθυνση είναι σωστή, ακόμα και αν προχωράμε αργά, κινούμαστε προς τα εμπρός· όταν είναι λανθασμένη, όσο πιο γρήγορα τρέχουμε, τόσο περισσότερο απομακρυνόμαστε από τον στόχο μας, και τελικά αναγκαζόμαστε, όπως έκανε τότε ο Κόκκινος Στρατός, να διορθώσουμε το λάθος με τεράστια θυσία.Το μάθημα της Μεγάλης Πορείας είναι η πιο βαθιά προειδοποίηση: μόλις η στρατηγική παραστράτησε, το κόστος της διόρθωσής της είναι ανυπόφορο.

Όσο πιο ισχυρή είναι μια εταιρεία, τόσο περισσότερες συναντήσεις διεξάγει

Ας εξετάσουμε τις σήμερα πραγματικά επιτυχημένες εταιρείες: σχεδόν όλες είναι «εταιρείες με πολλές συναντήσεις»:

Στη Huawei, σύμφωνα με επίσημα στατιστικά στοιχεία, οι εργαζόμενοιδαπανούν το 56% του χρόνου εργασίας τους σε συναντήσεις, ενώ το 90% των κρίσιμων αποφάσεων και των δημιουργικών ιδεών προκύπτει στις αίθουσες συναντήσεων· ο Ρεν Ζενγκφέι δήλωσε ανοιχτά ότι «διεξάγουμε 200.000 συναντήσεις ετησίως»·

Στη Google, η πρώην αντιπρόεδρος για τα προϊόντα αναζήτησης Μαρίσα Μέιερ διεξήγαγε κατά μέσο όρο περίπου 70 συναντήσεις εβδομαδιαίως, και η πλειονότητα της εργασίας στη Google προωθείται μέσω συναντήσεων·

Στην Amazon, ο Τζέφ Μπέζος και οι στενοί συνεργάτες του αφιερώνουν 10 έως 20 ώρες εβδομαδιαίως σε συναντήσεις με τη μέθοδο «αντίστροφης εργασίας», προκειμένου να αποφασίσουν τι να κάνουν και τι όχι·

Προχωρώντας πιο πίσω, μια έρευνα της Σχολής Διοίκησης Επιχειρήσεων του Χάρβαρντ αποκάλυψε ότι οι CEO των 500 μεγαλύτερων εταιρειών του Forbes διεξάγουν κατά μέσο όρο 37 συναντήσεις εβδομαδιαίως,ενώ το 72% του χρόνου εργασίας τους αφιερώνεται σε συναντήσεις και επικοινωνία。

Κάποιος μπορεί να ρωτήσει: «Δεν μισεί ο Μασκ τις συναντήσεις;» Αντιθέτως, ο Μασκ μισεί μόνο τις μεγάλες και αποτελεσματικά άνευ αποτελέσματος συναντήσεις· ωστόσο, για τα πραγματικά κρίσιμα ζητήματα, απαιτείσυναντήσεις κάθε 24 ώρεςγια να παρακολουθεί την πρόοδο. Αυτό ακριβώς δείχνει ότι:Όσο πιο σημαντική είναι η απόφαση, τόσο πιο συχνά πρέπει να διεξάγονται συναντήσεις για συντονισμό。

Αυτό που αντιτιθέμεθα είναι η συνάντηση χωρίς αποτέλεσμα

Πρέπει να διευκρινιστεί ένα σημείο: αντιτιθέμεθα στον τυπισμό, όχι στις συναντήσεις. Τι είναι μια τυπική συνάντηση; Είναι αυτή που δεν έχει προκαθορισμένη ημερήσια διάταξη πριν από την έναρξή της, όπου κατά τη διάρκειά της επικρατεί η ανασφάλεια και η αποφυγή αποφάσεων, και δεν υπάρχει επακόλουθη εφαρμογή μετά τη λήξη της — και ακόμα και εκατό τέτοιες συναντήσεις δεν θα είχαν κανένα αποτέλεσμα. Οι συναντήσεις της Kilterra έχουν ένα μόνο κεντρικό στόχο:Να καταλήγουν σε απόφαση。

• Προκαθορισμένη ημερήσια διάταξη πριν από τη συνάντηση, ώστε κάθε συμμετέχων να παρευρίσκεται με προηγούμενη σκέψη·
• Λήψη συμπερασμάτων κατά τη διάρκεια της συνάντησης, με καθορισμό ευθύνης και προθεσμιών εντός της ίδιας της συνάντησης·
• Έλεγχος εφαρμογής μετά τη συνάντηση· στην επόμενη συνάντηση, το πρώτο σημείο της ημερήσιας διάταξης είναι ο έλεγχος της εκτέλεσης των αποφάσεων της προηγούμενης.

Μόνο αυτού του είδους οι συναντήσεις μπορούν να ονομαστούν «συναντήσεις διαμόρφωσης αποφάσεων» και να αξίζουν να χαρακτηριστούν εργαλεία διαχείρισης. Ο αριθμός των συναντήσεων δεν είναι το κεντρικό ζήτημα· το κεντρικό είναι —Εάν χρησιμοποιείτε τις συναντήσεις για να διαμορφώσετε επανειλημμένα και με ακρίβεια την κατεύθυνση της εταιρείας σας。

Τελικές παρατηρήσεις

Η κατεύθυνση δεν ανακοινώνεται με φωνές, αλλά συζητείται· οι αποφάσεις δεν γράφονται, αλλά «τρίβονται» μέχρι να επιτευχθεί συναίνεση. Η Kilterra είναι πρόθυμη να μοιραστεί αυτή τη φιλοσοφία λήψης αποφάσεων με τους πελάτες και τους συναδέλφους της, επειδή πιστεύουμε ότι:Μια εταιρεία που τολμά να συζητά επανειλημμένα και δημόσια την κατεύθυνσή της, μέχρι να επιτευχθεί πλήρης συναίνεση πριν από την τελική απόφαση, είναι η μόνη που αξίζει να της εμπιστευτούμε τα προϊόντα μας.

Για 37 χρόνια, η Kilterra διατηρεί ανέκαθεν τη δέσμευσή της για ποιότητα και εγκαιρότητα παράδοσης. Καλωσορίζουμε τις επαφές και τις επισκέψεις επιτόπου.

(Οι εικόνες στο παρόν άρθρο είναι πραγματικές φωτογραφίες εσωτερικών συναντήσεων της Kilterra, με τεχνική επεξεργασία του περιεχομένου της οθόνης.)