میٹنگیں صرف شکلی کام نہیں ہوتیں — کسی کمپنی کا رخ اسی طرح طے ہوتا ہے جیسے میٹنگوں میں 'سیاق و سباق' کو سنوارا جاتا ہے۔

ابھی بہت سی کمپنیاں 'میٹنگ' کا لفظ سن کر سر ہلاتی ہیں: 'شکلی کام'، 'وقت ضائع کرنا'۔ لیکن کِلٹیرا کا نقطہ نظر بالکل الٹا ہے —میٹنگیں شکلی کام نہیں ہیں، ایک کمپنی کا رخ بالکل میٹنگوں میں 'پالش' کے ذریعے طے ہوتا ہے。

اہم فیصلوں کے لیے میٹنگ کا وقت کیوں ضروری ہے؟

تاریخ پر نظر ڈالیں: سرخ فوج کے دور میں، چاہے جنگ جاری ہو، میٹنگیں کبھی بھی کم نہیں کی گئیں۔ کیوں؟ کیونکہ حقیقی اہم نتائج کبھی کسی ایک شخص کے ذہن سے نہیں نکلتے، بلکہ بار بار کی میٹنگوں کے ذریعے مسائل کو کھولا جاتا ہے، بحث کی جاتی ہے، اور غور و فکر کے بعد ایک ایک کر کے 'پالش' کی جاتی ہے۔

گو تِین میٹنگ بہترین مثال ہے۔ 'پارٹی کمانڈز دی گن' یہ چار الفاظ دراصل کیا ہیں؟پارٹی کے فیصلوں کے ذریعے گن کو کمانڈ کرنااور فیصلے کہاں سے آتے ہیں؟ لمبے عرصے تک اور بار بار کی میٹنگوں کے ذریعے بحث کے بعد۔ اگر بحث کے بغیر فیصلہ کیا جائے تو کمانڈ غلط ہو جائے گی؛ اور کمانڈ غلط ہوئی تو رخ بھی غلط ہو جائے گا۔

سمت غلط ہونے کا نقصان بہت بڑا ہوتا ہے

کسی کمپنی کی سمت، ایک بارہ کے مقابلے میں کہیں زیادہ اہم ہوتی ہے۔ سمت درست ہو تو آہستہ چلنا بھی پیش رفت ہے؛ لیکن سمت غلط ہو تو جتنا تیز دوڑا جائے گا، مقصد سے اتنا ہی دور ہوجائے گا، اور آخرکار ہمیں بھی ویسے ہی بہت بڑے نقصان کے ساتھ اسے درست کرنا پڑے گا جیسا کہ سابقہ چینی لال فوج کو کرنا پڑا تھا۔طوفانی سفر (لنگ ژانگ) کا سبق سب سے گہرا انتباہ ہے — ایک بار راستہ غلط ہو جائے تو اسے درست کرنے کی لاگت تصور سے باہر ہوتی ہے۔

جو کمپنیاں زیادہ بہتر ہوتی ہیں، ان کے اجلاسوں کی تعداد بھی زیادہ ہوتی ہے

آج کے واقعی طاقتور کمپنیوں کو دیکھیں، تو تقریباً تمام ہی 'اجلاس کی بڑی مقدار' والی کمپنیاں ہیں:

ہواوی کے حوالے سے سرکاری شماریات کے مطابق ملازمین56% کام کا وقت اجلاسوں میں صرف کرتے ہیں، اور 90% اہم فیصلے اور تخلیقی خیالات کمرے میں ہی پیدا ہوتے ہیں؛ رین زھینگ فی نے خود کہا ہے کہ 'ہمارے ایک سال میں 20 ہزار اجلاس ہوتے ہیں'؛

گوگل کی سابق سرچ پروڈکٹ وائس پریذیڈنٹ میریسا میئر اوسطاً ہفتے میں تقریباً 70 اجلاس کرتی تھیں، اور گوگل میں زیادہ تر کام اجلاسوں کے ذریعے آگے بڑھایا جاتا ہے؛

امازون میں بیزوں اور اعلیٰ افسران ہفتے میں 10 سے 20 گھنٹے 'ریورس ورکنگ میتھڈ' کے اجلاسوں میں گزارتے ہیں، جن کا مقصد یہ طے کرنا ہوتا ہے کہ کیا کرنا ہے اور کیا نہیں کرنا ہے؛

مزید پیچھے دیکھیں تو ہارورڈ بزنس اسکول کی تحقیق کے مطابق فارچون 500 کے سی ای او اوسطاً ہفتے میں 37 اجلاس میں شریک ہوتے ہیں،اور ان کا 72% کام کا وقت اجلاسوں اور رابطوں میں صرف ہوتا ہے。

کچھ لوگ پوچھیں گے: کیا ماسک اجلاسوں سے سب سے زیادہ نفرت نہیں کرتا؟ بالکل الٹا، ماسک بڑے اور نتیجہ خیز نہ ہونے والے اجلاسوں سے نفرت کرتا ہے، لیکن وہ اہم ترین معاملات کے لیےہر 24 گھنٹے بعد ایک اجلاس کا حکم دیتا ہےاور پیشرفت پر نظر رکھتا ہے۔ یہ بالکل واضح کرتا ہے کہ:جو فیصلے زیادہ اہم ہوں، وہاں اکثر اجلاس کرکے اتفاقِ رائے بنانا ضروری ہے。

لیکن ہم وہ اجلاس کی مخالفت کرتے ہیں جس کا کوئی نتیجہ نہ ہو

ایک بات واضح کر دینی ہے: ہم شکلیات کی مخالفت کرتے ہیں، اجلاسوں کی نہیں۔ شکلیاتی اجلاس کیا ہوتا ہے؟ وہ جو اجلاس سے پہلے کوئی ایجنڈا نہ ہو، اجلاس میں باتوں کا چکر لگایا جائے، اور اجلاس کے بعد کوئی عمل نہ ہو — ایسے اجلاس سو بار بھی کیوں نہ ہوں، کوئی فائدہ نہیں ہوگا۔ کِلٹیرا کے اجلاس کا ایک ہی مرکزی نقطہ ہے:فیصلہ ضروری ہے。

• اجلاس سے پہلے ایجنڈا جمع کروایا جائے، تاکہ ہر شخص سوچ کے ساتھ آئے؛
• اجلاس میں فیصلہ ہو، اور فوری طور پر ذمہ دار اور مدت طے کر دی جائے؛
• اجلاس کے بعد عمل کی جانچ کی جائے، اور اگلے اجلاس کی پہلی بات یہ ہوگی کہ پچھلے اجلاس کے فیصلے کا عملی اطلاق کیسے ہوا۔

صرف ایسے اجلاس کو 'فیصلہ سنوارنا' کہا جا سکتا ہے، اور صرف ایسا اجلاس ہی انتظامی آلہ کہلائے گا۔ اجلاسوں کی تعداد اہم نہیں ہے، اہم یہ ہے کہ—کیا آپ اجلاسوں کے ذریعے اپنی کمپنی کی سمت کو بار بار درست کر رہے ہیں。

آخر میں

سمت کو چلانے سے نہیں بلکہ بات چیت سے طے کیا جاتا ہے؛ فیصلہ لکھنے سے نہیں بلکہ سنوارنے سے بنتا ہے۔ کِلٹیرا اپنے صارفین اور ہم پیشہ کمپنیوں کو اس فیصلہ سازی کے نقطہ نظر کو بتانا چاہتا ہے، کیونکہ ہمیں یقین ہے کہ:جو کمپنی اپنی سمت کے بارے میں بار بار اجلاس کر سکے، اور اسے مکمل طور پر سمجھنے کے بعد ہی فیصلہ کرے، وہی کمپنی اپنے مصنوعات کو سونپنے کے قابل ہے۔

37 سال سے، کِلٹیرا معیار اور ترسیل کے وعدوں پر ڈٹا ہوا ہے۔ بات چیت اور عملی دورہ کا خوش آمدید ہے۔

(اس مضمون کی تصاویر کِلٹیرا کے اندرونی اجلاسوں کی حقیقی تصاویر ہیں، جن کے اسکرین کے مواد کو تکنیکی طور پر درست کیا گیا ہے۔)