การประชุมไม่ใช่พิธีกรรม—ทิศทางของบริษัทคือสิ่งที่ "ขัดเกลา" ออกมาจากการประชุม

ทุกวันนี้หลายบริษัทพอพูดถึง "การประชุม" ก็ส่ายหน้า: "พิธีกรรม" "เสียเวลา" แต่ทัศนะของ Kilterra ตรงกันข้าม—การประชุมไม่ใช่พิธีกรรม ทิศทางของบริษัท "ขัดเกลา" ออกมาจากการประชุมนี่แหละ。

ทำไมการตัดสินใจสำคัญต้องอาศัยเวลาประชุมสะสม?

มองย้อนประวัติศาสตร์: สมัยกองทัพแดง แม้อยู่ในช่วงสงคราม การประชุมก็ไม่เคยขาด ทำไม? เพราะข้อสรุปที่สำคัญจริงๆ ไม่เคยมาจากการคิดชั่ววูบของใครคนใดคนหนึ่ง แต่มาจากการประชุมครั้งแล้วครั้งเล่า ที่เอาปัญหามาเปิด มาถกเถียง มาพิจารณา แล้ว "ขัดเกลา" ออกมาทีละนิด

การประชุมกู่เถียนเป็นตัวอย่างที่ดีที่สุด สี่คำว่า "พรรคสั่งการปืน" แก่นแท้คืออะไร? คือใช้มติของพรรคสั่งการปืน—แล้วมติมาจากไหน? มาจากการประชุมหารือยาวนานซ้ำแล้วซ้ำเล่า มติที่ยังถกกันไม่ทะลุ การสั่งการก็จะเบี่ยง การสั่งการเบี่ยง ทิศทางก็ผิด

ทิศทางผิดพลาด ต้นทุนที่ต้องจ่ายนั้นมหาศาล

ทิศทางของบริษัทสำคัญกว่าการบุกครั้งใด ๆ มากนัก ทิศทางถูก ช้าก็ยังคือการก้าวหน้า ทิศทางผิด ยิ่งวิ่งเร็ว ยิ่งห่างจากเป้าหมาย สุดท้ายก็ได้แต่ต้องแก้ไขด้วยต้นทุนมหาศาลเหมือนที่กองทัพแดงเคยเผชิญบทเรียนจาก Long March คือคำเตือนที่ลึกซึ้งที่สุด — เมื่อเส้นทางเบี่ยงเบนไป ต้นทุนในการแก้ไขนั้นเกินจะจินตนาการ

บริษัทที่ดียิ่งกว่า กลับยิ่งมีการประชุมมากกว่า

ลองดูบริษัทที่เก่งจริงในปัจจุบัน แทบไม่มีข้อยกเว้นที่ล้วนเป็น "นักประชุมตัวยง":

Huawei ตามสถิติอย่างเป็นทางการ พนักงานใช้56% ของเวลาทำงานไปกับการประชุมและ 90% ของการตัดสินใจและไอเดียสำคัญล้วนเกิดขึ้นในห้องประชุม Ren Zhengfei เองกล่าวว่า "เรามีการประชุมปีละ 200,000 ครั้ง"

Google Marissa Mayer อดีตรองประธานฝ่ายผลิตภัณฑ์ค้นหา ประชุมเฉลี่ยสัปดาห์ละประมาณ 70 ครั้ง งานส่วนใหญ่ของ Google ขับเคลื่อนผ่านการประชุม

Amazon Bezos และผู้บริหารระดับสูงใช้เวลา 10 ถึง 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุมแบบ "Working Backwards" เพื่อตัดสินใจว่าจะทำอะไรและไม่ทำอะไร

ย้อนกลับไปอีก งานวิจัยของ Harvard Business School ระบุว่า CEO ของ Fortune 500 เข้าร่วมการประชุมเฉลี่ยสัปดาห์ละ 37 ครั้ง72% ของเวลาทำงานหมดไปกับการประชุมและการสื่อสาร。

บางคนอาจถามว่า: แล้ว Musk ไม่ใช่คนที่เกลียดการประชุมที่สุดหรือ? ตรงกันข้าม Musk เกลียดการประชุมที่ใหญ่โตและไม่มีข้อสรุป แต่กับประเด็นสำคัญจริง ๆ เขากำหนดให้ประชุมทุก 24 ชั่วโมงเพื่อติดตามความคืบหน้า ซึ่งพิสูจน์ว่า:การตัดสินใจที่สำคัญยิ่งกว่า ยิ่งต้องประชุมความถี่สูงเพื่อปรับให้ตรงกัน。

แต่สิ่งที่เราคัดค้าน คือการประชุมที่ไม่มีข้อสรุป

ขอชี้แจง: เราคัดค้านพิธีการ ไม่ใช่คัดค้านการประชุม การประชุมแบบพิธีการคืออะไร? คือก่อนประชุมไม่มีวาระ ในที่ประชุมพูดวกไปวนมา หลังประชุมไม่มีการนำไปปฏิบัติ — ประชุมร้อยครั้งก็ไร้ประโยชน์ การประชุมของ Kilterra มีแก่นเพียงข้อเดียว:ต้องเกิดเป็นมติ。

• ก่อนประชุมแจ้งวาระ ให้ทุกคนมาพร้อมความคิด
• ในที่ประชุมได้ข้อสรุป กำหนดผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาทันที
• หลังประชุมตรวจสอบการนำไปปฏิบัติ ในการประชุมครั้งถัดไปวาระแรกคือตรวจสอบการดำเนินการตามมติครั้งก่อน

การประชุมแบบนี้เท่านั้นจึงเรียกว่า "ลับมติ" จึงคู่ควรกับคำว่าเครื่องมือบริหาร จำนวนการประชุมไม่ใช่ประเด็น ประเด็นคือ —คุณใช้การประชุมลับทิศทางของบริษัทให้ถูกต้องซ้ำแล้วซ้ำเล่าหรือไม่。

บทส่งท้าย

ทิศทางไม่ได้เกิดจากการตะโกน แต่เกิดจากการหารือ มติไม่ได้เกิดจากการเขียน แต่เกิดจากการลับให้คม Kilterra ยินดีเล่ามุมมองการตัดสินใจเช่นนี้ให้ลูกค้าและเพื่อนร่วมวงการฟัง เพราะเราเชื่อว่า:บริษัทที่กล้าประชุมหารือทิศทางของตัวเองซ้ำแล้วซ้ำเล่า จนกว่าจะถกกันจนกระจ่างแล้วจึงตัดสินใจ จึงคู่ควรแก่การฝากผลิตภัณฑ์ไว้ด้วย

37 ปี Kilterra ยึดมั่นในคำสัญญาด้านคุณภาพและการส่งมอบเสมอมา ยินดีแลกเปลี่ยนและยินดีต้อนรับการเยี่ยมชมสถานที่จริง

(ภาพประกอบบทความนี้ถ่ายจากการประชุมภายในของ Kilterra เนื้อหาบนหน้าจอผ่านการปรับแต่งทางเทคนิคแล้ว)