বৈঠক কেবল ঔপচারিকতা নয়—কোনো কোম্পানির দিকনির্দেশন হলো বৈঠকের মাধ্যমে ‘ঘষে’ তৈরি করা।

বর্তমানে অনেক কোম্পানি ‘বৈঠক’ শব্দটি শুনলেই মাথা নাড়ে: ‘ফর্ম্যালিটি’, ‘সময় নষ্ট’। কিন্তু কাংলিডের দৃষ্টিভঙ্গি এর বিপরীত—বৈঠক ফর্ম্যালিটি নয়, একটি কোম্পানির দিকনির্দেশন ঠিক বৈঠকের মাধ্যমে ‘ঘষে’ তৈরি হয়。

কেন গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য বৈঠকের সময় জমা হওয়া আবশ্যিক?

ইতিহাসে ফিরে দেখুন: সেনাবাহিনীর সময়েও যুদ্ধ চলাকালীন বৈঠকগুলো কখনোই কমানো হয়নি। কেন? কারণ গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তগুলো কখনোই কোনো একজনের মাথায় হঠাৎ মাথায় এসে যায় না, বরং বারবার বৈঠকের মাধ্যমে সমস্যাগুলো সামনে এনে, বিতর্ক করে, বিশ্লেষণ করে ধীরে ধীরে ‘ঘষে’ তৈরি হয়।

গুতিয়ান বৈঠক এর সেরা উদাহরণ। ‘দল অস্ত্র নিয়ন্ত্রণ করে’—এই চারটি শব্দের মূল অর্থ কী?দলের সিদ্ধান্ত দ্বারা অস্ত্র নিয়ন্ত্রণ করা—এবং সিদ্ধান্তগুলো কীভাবে আসে? দীর্ঘ সময় ধরে পুনরাবৃত্ত বৈঠক আলোচনা থেকে। যে সিদ্ধান্ত পর্যাপ্ত আলোচনা ছাড়া গৃহীত হয়, তা নিয়ন্ত্রণে ভুল করবে; নিয়ন্ত্রণে ভুল হলে দিকনির্দেশন ভুল হবে।

দিক ভুল হলে ক্ষতির মূল্য বিশাল

একটি কোম্পানির দিক, একটি একক আক্রমণের চেয়ে অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ। দিক সঠিক হলে, ধীরে চললেও তা এগিয়ে চলা; দিক ভুল হলে, যত দ্রুত দৌড়াবে, লক্ষ্য থেকে তত দূরে সরে যাবে, শেষে লাল ফৌজের মতো বাধ্য হয়ে বিশাল মূল্য দিয়ে তা সংশোধন করতে হবে।দীর্ঘ অভিযানের শিক্ষাই সবচেয়ে গভীর সতর্কবার্তা—একবার পথ বিচ্যুত হলে, তা সংশোধনের খরচ কল্পনাতীত।

যত ভালো কোম্পানি, তাদের সভা তত বেশি

আজকের সত্যিকারের শক্তিশালী কোম্পানিগুলোর দিকে তাকালে, প্রায় ব্যতিক্রমহীনভাবে সবাই "সভাপ্রেমী":

Huawei, অফিসিয়াল পরিসংখ্যানে কর্মীরাকর্মসময়ের 56% সভায় ব্যয় করেন, 90% গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত ও ধারণা সভাকক্ষেই জন্ম নেয়, রেন ঝেংফেই নিজেই বলেছেন "আমরা বছরে 20 হাজার সভা করি";

Google, সাবেক সার্চ প্রোডাক্ট ভাইস প্রেসিডেন্ট মারিসা মায়ার গড়ে প্রতি সপ্তাহে প্রায় 70টি সভা করেন, Google-এর বেশিরভাগ কাজ সভার মাধ্যমেই এগোয়;

Amazon, বেজোস ও উচ্চপদস্থরা প্রতি সপ্তাহে 10 থেকে 20 ঘণ্টা "রিভার্স ওয়ার্কিং" সভায় ব্যয় করেন, যা কী করব, কী করব না তা নির্ধারণে নিবেদিত;

আরও পেছনে তাকালে, Harvard Business School-এর গবেষণা দেখায়, Fortune 500 CEO-রা গড়ে প্রতি সপ্তাহে 37টি সভায় অংশ নেন,কর্মসময়ের 72% সভা ও যোগাযোগে ব্যয় হয়。

কেউ প্রশ্ন করতে পারেন: তাহলে মাস্ক কি সভা সবচেয়ে অপছন্দ করেন না? ঠিক উল্টো, মাস্ক অপছন্দ করেন বড় ও সিদ্ধান্তহীন সভা, কিন্তু সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে তিনি দাবি করেনপ্রতি 24 ঘণ্টায় একবার সভাঅগ্রগতি তদারকি। এটাই প্রমাণ করে:যত গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত, তত বেশি ঘন ঘন সভায় সমন্বয় প্রয়োজন。

কিন্তু আমরা বিরোধিতা করি সিদ্ধান্তহীন সভার

একটি বিষয় স্পষ্ট করা দরকার: আমরা ফর্মালিজমের বিরোধিতা করি, সভার নয়। ফর্মালিজমের সভা কী? সভার আগে কোনো আলোচ্যসূচি নেই, সভায় টালবাহানা, সভার পরে কোনো বাস্তবায়ন নেই—একশো বার করলেও লাভ নেই। Kilterra-র সভার মূল কথা একটাই:অবশ্যই সিদ্ধান্ত গঠন করতে হবে。

• সভার আগে আলোচ্যসূচি জমা দিন, যাতে সবাই ভেবে আসে;
• সভায় সিদ্ধান্ত দিন, ঘটনাস্থলেই দায়িত্বপ্রাপ্ত ও সময়সীমা নির্ধারণ করুন;
• সভার পরে বাস্তবায়ন যাচাই করুন, পরবর্তী সভার প্রথম বিষয় হবে গত সভার সিদ্ধান্তের বাস্তবায়ন পরীক্ষা।

এমন সভাকেই বলা হয় "সিদ্ধান্ত ঘষামাজা", তবেই তা ব্যবস্থাপনা সরঞ্জামের মর্যাদা পায়। সভার সংখ্যা মূল বিষয় নয়, মূল বিষয় হলো—আপনি সভার মাধ্যমে কোম্পানির দিক বারবার ঘষে সঠিক করেছেন কি না。

শেষ কথা

দিক চিৎকারে আসে না, আলোচনায় আসে; সিদ্ধান্ত লেখায় আসে না, ঘষামাজায় আসে। Kilterra এমন সিদ্ধান্তদর্শন গ্রাহক ও সহকর্মীদের শোনাতে চায়, কারণ আমরা বিশ্বাস করি:যে কোম্পানি নিজের দিক নিয়ে বারবার সভা করে আলোচনা করতে সাহস করে, সম্পূর্ণ আলোচনার পরেই সিদ্ধান্ত নেয়, তারই কাছে পণ্য তুলে দেওয়া যায়।

37 বছরে Kilterra সর্বদা গুণমান ও সরবরাহের প্রতিশ্রুতি ধরে রেখেছে। আলোচনায় স্বাগতম, সরেজমিনে পরিদর্শনে স্বাগতম।

(এই লেখার ছবিগুলো Kilterra-র অভ্যন্তরীণ সভার বাস্তব চিত্র, স্ক্রিনের বিষয়বস্তু প্রযুক্তিগতভাবে প্রক্রিয়াজাত।)